Nếu bạn là nhà bán hàng đăng ký bằng giấy đăng ký kinh doanh của Công ty hoặc là Hộ kinh doanh thuộc nhóm phải xuất hóa đơn cho người mua thì đây là bài viết dành cho bạn.
Việc xuất hóa đơn khi bán hàng trên sàn nếu không làm đúng cách, đúng thời điểm sẽ bị phạt vì vi phạm quy định về thuế.
1. Đăng ký mở tính năng "Quản lý yêu cầu xuất hóa đơn cho Người mua"
Tính năng "Quản lý yêu cầu xuất hóa đơn cho Người mua" cho phép Người bán nhận thông tin do Người mua cung cấp, từ đó Người bán có nghĩa vụ xuất hóa đơn giá trị gia tăng điện tử cho Người mua khi Người mua yêu cầu. Người bán đăng ký kinh doanh hoạt động trên sàn TMĐT Shopee là chủ thể có nghĩa vụ xuất hóa đơn cho Người mua hàng.
Lưu ý:
- Tính năng này có mặt ở trên Kênh Người Bán và Ứng dụng Shopee.
- Tính năng này chỉ dành cho một số Người bán nhất định. Shop vui lòng liên hệ Bộ phận Chăm sóc khách hàng của Shopee để gửi yêu cầu mở tính năng.
- Để đảm bảo bảo vệ thông tin người tiêu dùng theo quy định của Luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, dữ liệu cá nhân theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, thông tin người tiêu dùng để xuất hóa đơn sẽ bị ẩn trên tài khoản của Người bán sau 30 ngày kể từ khi đơn hàng hoàn thành.
- Người bán cần thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ dữ liệu cá nhân của người tiêu dùng phù hợp với quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Tính năng này hỗ trợ Người bán trong việc thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của Luật quản lý thuế và các luật về hóa đơn, thuế có liên quan. Trong mọi trường hợp, Người bán có trách nhiệm tuân thủ các nghĩa vụ về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Để được duyệt mở tính năng, Người bán hãy liên hệ Bộ phận Chăm sóc khách hàng của Shopee để được hỗ trợ thêm.
- Khi được mở tính năng xuất hóa đơn VAT, Người bán sẽ thấy các thông tin Tên, Địa chỉ, Email (nếu có) ở phần Hóa đơn trên Chi tiết đơn hàng khi Người mua yêu cầu xuất hóa đơn.
2. Hướng dẫn xuất hóa đơn đối với các đơn hàng Người mua yêu cầu xuất hóa đơn
a. Trên Kênh Người Bán
Bước 1:
- Truy cập Kênh Người Bán > Đơn hàng và chọn đơn hàng có gắn thẻ Yêu cầu hóa đơn trong sách đơn hàng.
- Người bán sẽ được điều hướng đến trang Thông tin đơn hàng.
Bước 2:
- Lướt xuống tới phần Hóa đơn trên trang Chi tiết đơn hàng.
- Tại đây, Người bán có thể xem thông tin Tên, Địa chỉ, Mã số thuế và Email của Người mua. Người bán hãy xuất hóa đơn theo các thông tin này và gửi Email tới Người mua.
b. Trên Ứng dụng Shopee
Bước 1:
- Truy cập Shop của tôi > Đơn hàng và chọn đơn hàng có gắn thẻ Yêu cầu hóa đơn trong sách đơn hàng.
- Người bán sẽ được điều hướng đến trang Thông tin đơn hàng.
Bước 2:
- Lướt xuống tới phần Thông tin hóa đơn trên trang Chi tiết đơn hàng.
- Tại đây, Người bán có thể xem thông tin Tên, Địa chỉ, Mã số thuế và Email của Người mua. Người bán hãy xuất hóa đơn theo các thông tin này và tự gửi Email tới Người mua.
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn đối với các đơn hàng Người mua không yêu cầu xuất hóa đơn hoặc Người bán chưa có thông tin cụ thể của Người mua
Nhằm bảo vệ thông tin Người mua theo quy định của Luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Shopee không hỗ trợ cung cấp thông tin Người mua đối với các đơn hàng Người mua không yêu cầu hóa đơn. Tên và địa chỉ của Người mua trong các đơn hàng này sẽ được mã hóa, kèm dòng chú thích “Thông tin này chỉ được hiển thị khi Người mua yêu cầu xuất hóa đơn”, giúp Người bán dễ dàng phân biệt.
Trường hợp xuất hóa đơn bán hàng theo quy định của Nhà nước khi Người mua không yêu cầu hóa đơn, Shop có thể thể hiện thông tin Người mua bằng username, hoặc "Người mua không yêu cầu hóa đơn" hoặc "Người mua không cung cấp thông tin", đồng thời ghi chú hóa đơn với mã đơn hàng để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.
4. Thời gian xuất hóa đơn
Thời điểm xuất hóa đơn đúng theo quy định là khi ĐÓNG GÓI HÀNG VÀ BÀN GIAO GÓI HÀNG CHO ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN (Tức là hàng xuất kho, rời khỏi cửa hàng là phải xuất hóa đơn).
Khi có đơn hoàn, hủy mà đã xuất hóa đơn thì sẽ làm thao tác điều chỉnh hóa đơn.
Người bán cần lưu ý đảm bảo tuân thủ quy định thuế về thời điểm lập/xuất hóa đơn (Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau: “Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho Người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Hiện tại Shopee chưa giới hạn thời gian Người bán có thể xuất hóa đơn cho Người mua. Tuy nhiên, thông tin để xuất hóa đơn sẽ bị ẩn sau 30 ngày kể từ khi đơn hàng hoàn thành và để đảm bảo tính tuân thủ quy định pháp luật thuế về hóa đơn đồng thời đảm bảo trải nghiệm mua hàng tốt nhất, Shopee khuyến khích Người bán xuất hóa đơn cho Người mua theo đúng thời hạn xuất hóa đơn theo quy định pháp luật.
